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GESTÃO DE DEPÓSITOS E CENTROS DE DISTRIBUIÇÃO ATRAVÉS DOS SOFTWARES WMS

Até meados da década de 70 – do século passado - os sistemas informatizados de controle de estoque somente possuíam a habilidade de controlar as transações de entrada e saída em estoque e a respectiva baixa de tais movimentações contra os pedidos de fornecedores e clientes. Eram softwares desenvolvidos para substituir os sistemas manuais de fichas de controle de estoque, entre os quais o famoso kardex.

Surgiram então os sistemas de controle de endereçamento, que passaram a agregar a preocupação com a localização do material em um “endereço” do depósito. Esta evolução propiciou o uso mais intensivo do conceito de armazenagem dinâmica ou aleatória, onde as mercadorias deixaram de ter locais fixos de armazenagem e passaram a ser estocadas em qualquer local do depósito, já que estes locais passavam a ter uma identificação, devidamente cadastrada e controlada pelo computador. Passamos a ter a possibilidade de aumentar a densidade de estocagem nos depósitos, pois não mais éramos obrigados a reservar espaços para o estoque máximo de cada item e sim trabalharmos com volumes baseados no estoque médio dos itens.

Entre outras vantagens, os sistemas de endereçamento permitiram que o trabalho de estocar e retirar mercadorias dos estoques pudesse ser feito por qualquer operador de almoxarifados, não mais sendo necessário que tal operador tivesse conhecimento do material para saber onde ele estava armazenado.

Daquela época para cá, tais sistemas de endereçamento evoluíram de maneira significativa e hoje constituem o aplicativo que chamamos de WMS – sigla que representa as palavras Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Depósitos.

GESTÃO DE DEPÓSITOS E CENTROS DE DISTRIBUIÇÃO ATRAVÉS DOS SOFTWARES WMS

Introdução

Daquela época para cá, tais sistemas de endereçamento evoluíram de maneira significativa e hoje constituem o aplicativo que chamamos de WMS – sigla que representa as palavras Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Depósitos.

Objetivos de um WMS

Um WMS tem como objetivos básicos, os seguintes:

· Aumentar a precisão das informações de estoque

É antiga a preocupação de todos os envolvidos nas atividades logísticas, com a acuracidade das informações de estoque. Erros, para mais ou para menos, causam faltas e excessos em estoque além de provocarem sérios problemas de atendimento ao cliente.

Imagine a frustração de um consumidor que entrou em um site na internet, comprou um ou mais produtos, teve o valor de sua compra debitado em seu cartão de crédito e, posteriormente, recebe um e-mail da empresa B2C, informando que a mercadoria que estaria reservada para ele não estava disponível em estoque por causa de um erro “do sistema”. Neste e-mail a empresa de e-commerce pergunta se o cliente aceita esperar por alguns dias, até que o fornecedor faça nova entrega, ou se ele prefere ter seu débito no cartão de crédito estornado e cancelar sua compra.

É realmente uma situação de propaganda altamente negativa e que pode fazer com que o cliente nunca mais venha a comprar naquele site.

· Aumentar a velocidade e qualidade das operações do centro de distribuição

Com a tendência, tanto no comércio real quanto no virtual, de compras cada dia em menores lotes e com maior freqüência, existe uma enorme pressão de aumento da eficiência nas operações de separação de pedidos de clientes. Temos empresas de vendas pela internet e por catálogos que emitem milhares de notas fiscais de venda por dia, o que obriga ao uso de sistemáticas de picking bastante elaboradas, tanto para atender aos aspectos de velocidade, quanto para evitar que erros sejam cometidos na separação dos pedidos.

O uso de equipamentos de movimentação automatizados, controlados pelo próprio sistema computadorizado e também a utilização de coletores de dados através de códigos de barras e a comunicação on-line por rádio freqüência, tornaram-se imprescindíveis para que as transações de estoque sejam realizadas velozmente e com alto grau de certeza, evitando-se os erros de expedição e atendendo os clientes em prazos cada dia, menores.

· Aumentar a produtividade do pessoal e dos equipamentos do depósito

Lotes menores, maior freqüência dos pedidos e a necessidade de menores prazos de entrega causam aumentos de custos logísticos que obrigam aos responsáveis pelos armazéns e centros de distribuição a buscarem soluções de processos que aumentem a produtividade do pessoal e dos equipamentos do depósito.

Os sistemas WMS, através do seu princípio de convocação ativa e da sua habilidade em trabalhar com equipamentos de movimentação automatizados, propiciam grande redução de custos com pessoal, além de reduzir a necessidade de equipamentos para a mesma quantidade de movimentações se estas fossem feitas através de sistemas tradicionais.

Características básicas desejáveis para um software WMS

Softwares WMS deveriam ter algumas características básicas como as seguintes:

· Facilidade de acoplamento com sistemas ERP de mercado ou desenvolvidos internamente

Os sistemas WMS se integram a sistemas ERP em pontos como o cadastro de materiais, as carteiras de pedidos de clientes e de fornecedores, a contabilização de estoques, o planejamento de compras e de produção, os sistemas de transportes, os ambientes de SAC, etc..

Apesar das últimas versões de sistemas ERP de primeira linha já começarem a vir com os módulos de WMS devidamente incorporados, é ainda maioria o caso de implantação dos sistemas de gerenciamento de depósitos para serem integrados com ERPs antigos ou mesmo com sistemas de gestão desenvolvidos internamente pelas empresas.

Sendo assim, uma das características altamente desejáveis nos WMS é a facilidade e confiabilidade com que as trocas de dados com os demais sistemas da empresa puderem ser feitas.

· Possibilidade de administrar múltiplos locais de estocagem

O conceito de múltiplos locais de armazenagem pode ser entendido como a existência de vários armazéns em uma única planta de um único CGC ou de vários armazéns em locais geograficamente separados, com vários CGCs. O sistema deve manter o controle de um mesmo item em vários depósitos de uma mesma empresa.

· Possibilidade de administrar mercadorias de diferentes proprietários

Quando utilizamos um sistema WMS na gestão de atividades de um operador logístico ou de um tradicional armazém geral, torna-se necessário identificar as transações efetuadas com as mercadorias de cada uma das empresas que o operador logístico presta serviços. O sistema WMS deverá ter a habilidade de ser consultado e receber dados de cada uma destas empresas através dos diversos sistemas de comunicação, mantendo-se a privacidade das informações das demais empresas que compartilham os locais de armazenagem do operador logístico ou do armazém geral.

· Utilização de sistemas de coletas de dados por rádio freqüência

A necessidade de aumentar a produtividade do pessoal do armazém e a importância de se trabalhar no conceito de “zero erro” obriga que os sistemas WMS tenham a habilidade de efetuar transações on-line e através também da utilização de códigos de barras.

O uso de coletores de dados que permitem a leitura de dados escritos em linguagem de código de barras e a possibilidade de transmitir estas informações de e para cada ponto do armazém através de rádio freqüência, são hoje requisitos fundamentais para tais sistemas.

· Utilização do conceito de convocação ativa

Este conceito é baseado na atribuição de tarefas aos operadores, segundo regras do próprio sistema. Os operadores do armazém são cadastrados para cada uma das tarefas em que estejam habilitados e o sistema os convocará para tais tarefas a medida que eles informam que a tarefa anteriormente convocada foi realizada.

Principais funcionalidades de um software WMS

Rastreabilidade das operações

Todas as movimentações, recebimentos, separações, expedições e outras atividades cadastradas nas regras de negócio do sistema, são registradas em tempo real, inclusive quanto a identificação do operador ou equipamento que realizou a tarefa, permitindo, portanto, a recuperação da “história” de cada uma das atividades realizadas no armazém.

Inventários físicos rotativos e gerais

Através de regras parametrizadas pelo usuário, o sistema convocará operadores para a realização de inventários rotativos ou gerais, sejam inventários orientados por item ou orientados por endereço.

Planejamento e controle de capacidades

Através do cadastramento de “centros de trabalho” como docas de recebimento, docas de expedição, operadores, empilhadeiras, etc., e também cadastrando o consumo de recursos de cada uma das tarefas, pode-se fazer um planejamento de atividades como agendamento de entregas dos fornecedores ou separação de pedidos de clientes, com a possibilidade de se analisar antecipadamente os “gargalos”, de maneira a tomar medidas de realocação de recursos com a necessária antecedência.

Definição de características de uso de cada local de armazenagem

Através do mapeamento dos locais de armazenagem, pode-se identificar para o sistema todos os endereços e as características dos itens que possam ser armazenados em cada um dos locais.

Tendo-se as características dos itens, o sistema convocará os operadores para colocar os materiais em endereços adequados para a correta proteção e máxima produtividade das movimentações dos itens trabalhados.

Sistema de classificação dos itens

O WMS deverá ter um módulo de cadastramento dos itens de maneira a permitir o cadastramento de parâmetros em um nível, possibilitando que os materiais pertencentes aquela classe cadastrada possam absorver os parâmetros automaticamente, reduzindo o trabalho de cadastramento individual de cada item.

Controle de lotes, datas de liberação de quarentenas e situações de controle de qualidade

O sistema deve manter registro em cada uma das unidades de armazenagem, das informações dos lotes de fabricação de produtos sujeitos a este tipo de controle, de maneira a permitir a identificação futura de para quais clientes, internos ou externos, as mercadorias de um lote foram enviadas.

De forma análoga, para aqueles itens que tenham controle por número de série, o sistema deve permitir a rastreabilidade das transações fazendo referência aquele número.

Também é fundamental que o sistema consiga informar a situação de cada material em sua unidade de armazenagem, em termos de aprovação, rejeição, quarentena, inspeção ou outras situações de bloqueio exigidas pelas características do item ou do processo

Separação de pedidos – picking

O sistema deve permitir que se faça a separação das mercadorias da área de armazenamento para a expedição ou de uma área de armazenamento consolidada para uma área de separação secundária.

Estas movimentações devem ser parametrizadas por métodos como FIFO, LIFO ou mesmo métodos especiais para situações de excesso de carga ou falta de equipamentos de movimentação em altas estantes.

Também deve permitir a separação por “ondas”, onde um grupo de pedidos é consolidado ou separar “por pedido”, quando assim for conveniente

Interfaceamento com clientes e fornecedores

O sistema deve permitir a fácil comunicação, por meios como internet, de maneira a receber dos fornecedores os documentos de remessa de mercadoria, notas fiscais, antecipadamente, possibilitando programar as operações de recebimento com antecedência.

Da mesma forma, deve permitir o recebimento de informações da empresa-cliente, quanto aos pedidos colocados nos fornecedores e das notas fiscais de venda para impressão no local do CD. Tais informações deverão sempre respeitar os padrões de EDI estabelecidos pelas entidades responsáveis.

Cálculo de embalagens de despacho e listas de conteúdo

Um WMS deve ter algoritmos para calcular as embalagens necessárias para acondicionar as diversas mercadorias a serem enviadas para um cliente, possibilitando também a emissão de listagem do conteúdo e pesos bruto e líquido de cada embalagem.

Controle de rotas e carregamento de veículos

O sistema deve permitir o cadastramento de rotas e controlar os volumes carregados em cada veículo.

Documentos de transporte como conhecimentos e manifestos devem poder ser transmitidos aos transportadores, visando agilizar o tempo de liberação dos veículos. Tal integração com transportadoras deve permitir, também, a transmissão de dados de recebimento pelos clientes (canhoto da nota fiscal), visando permitir a avaliação de desempenho do transportador e informações de rastreabilidade de encomendas para os clientes..

A IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS WMS

Pela multiplicidade de funções acima descritas, percebe-se que um sistema WMS tem uma abrangência bastante complexa com diversas áreas da empresa e também com atores externos como fornecedores, clientes e transportadores.

Isto exige que a implantação seja feita com base em conceitos de projeto, assegurando-se a participação dos diversos envolvidos de maneira intensa e responsável.

Especial cuidado deve ser dado ao momento de migração dos sistemas, quando um inventário feito com máxima exatidão deve ser providenciado e os operadores do depósito devem ser treinados na utilização dos novos hardwares como os coletores de dados e nas transações do software em implantação.

Os responsáveis pela implantação devem ser treinados nas diversas funcionalidades do software e desenvolverem processos robustos para a operação futura do armazém, de maneira a executar a correta parametrização do sistema, obtendo do mesmo o máximo dos resultados para os quais foi desenvolvido.